Fara í efni

Persónuverndaryfirlýsing Fræðagarðs

Persónuverndaryfirlýsing Fræðagarðs, stéttarfélags háskólamenntaðra

Með persónuverndaryfirlýsingu þessari er greint frá því hvernig Fræðagarður, kt. 4910790459, Borgartúni 6, 105 Reykjavík, stendur að vinnslu, s.s. söfnun, skráningu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um einstaklinga (hér eftir einnig „þú“). Yfirlýsingin fjallar einkum um vinnslu persónuupplýsinga um félagsmenn Fræðagarðs og einstaklinga sem heimsækja vefsíðu félagsins, https://www.fraedagardur.is/ eða skrá sig á póstlista félagsins,  hvort sem upplýsingarnar eru geymdar rafrænt, á pappír eða með öðrum hætti.

Fræðagarður vinnur persónuupplýsingar í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf á Íslandi á hverjum tíma, sem og viðkomandi gerðir samningsins um Evrópska efnahagssvæðið.

Persónuvernd er Fræðagarði mikilvæg

Öflug persónuvernd er Fræðagarði kappsmál og leggjum við mikla áherslu á að virða réttindi einstaklinga og að öll meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi regluverk á hverjum tíma, sem og í samræmi við bestu venjur.

Hvaða persónuupplýsingum safnar Fræðagarður um þig og hver er tilgangurinn með söfnuninni?

Fræðagarður leggur áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. Fræðagarður vinnur persónuupplýsingar ekki frekar í óskyldum tilgangi nema einstaklingi sé tilkynnt um slíkt og þá heimild sem vinnslan byggist á.

Fræðagarður safnar, eins og við á hverju sinni,  einkum eftirfarandi persónuupplýsingum:

  • auðkennis- og samskiptaupplýsingum, s.s. nafni og kennitölu, heimilisfangi, þjóðerni, tölvupósti, símanúmeri og eftir atvikum samskiptasögu
  • gögn tengd félagsmönnum sem nýta sér þjónustu vegna Sjúkrasjóðs og Styrktarsjóðs, s.s. heilsufars- og fjárhagsupplýsingar
  • gögn tengd félagsmönnum sem nýta sér þjónustu Starfsmenntunarsjóðs, Starfsþróunarseturs háskólamanna og Vísindasjóðs Fræðagarðs
  • fjármálaupplýsingum, s.s. greiðsluupplýsingum, eftir atvikum launaseðlum
  • tæknilegum upplýsingum, s.s. IP tölu
  • stafrænum fótsporum, s.s. nethegðun
  • samtölum í gegnum samfélagsmiðla og netspjall á vefsíðu Fræðagarðs
  • upplýsingar í gegnum Þjóðskrá

 Fræðagarður safnar einnig, eins og við á, eftirfarandi persónuupplýsingum sem gætu flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar:

  • Aðild að stéttarfélagi, heilsufarsupplýsingar í tengslum við starfsemi ofangreindra sjóða.

 Það er stefna Fræðagarðs að safna ekki persónuupplýsingum um börn undir 13 ára aldri, nema að því leyti sem slíkt er nauðsynlegt í tengslum við [sjúkradagpeninga í tengslum við veikindi barna, fæðingastyrki, ferðakostnaðarstyrki eða ættleiðingastyrki.

 Fræðagarður vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

  • reikna út félagsgjöld, iðgjöld í sjóði og meta réttindi félagsmanna
  • vera í samskiptum við og gæta hagsmuna félagsmanna, m.a. í gegnum póstlista sem tengjast starfsemi félagsins og sjóða þess
  • senda út mikilvægar tilkynningar, t.d. um afgreiðslu umsókna og breytingar á reglum sjóða eða til þess að senda út þjónustu- eða viðhorfskannanir
  • greiða styrki úr Vísindasjóði Fræðagarðs
  • stunda markaðssetningu
  • framkvæma greiningar á launatölfræði
  • sinna eigna- og öryggisvörslu
  • bregðast við fyrirspurnum, kvörtunum og hrósi frá einstaklingum
  • uppfylla lagaskyldu sem hvílir á Fræðagarði, svo sem í tengslum við bókhald og skil til skattayfirvalda
  • gera félagsmönnum aðildarfélaga kleift að kjósa í trúnaðarstöður innan  Fræðagarðs

Þegar þú notar heimasíðuna okkar https://www.fraedagardur.is/ söfnum við upplýsingum um notkun þína, þ.e. IP tölu, tegund eða útgáfu vafra sem þú notar, tímasetningu og tímalengd heimsóknar og hvaða undirsíður þú heimsækir innan heimasíðu Fræðagarðs. Hér má finna nánari upplýsingar um notkun okkar á vafrakökum:

Upplýsingar um vafrakökur

Almennt

Þegar notast er við vefinn www.fraedagardur.is verða til upplýsingar um heimsóknina sem vist­ast í tölvu not­and­ans. Um er að ræða svokallaðar vafrakökur (e. Cookies) sem hafa það að mark­miði að bæta not­enda­upp­lif­un og stuðla að frekari þróun heimasíðunnar.

Vefurinn www.fraedagardur.is.is safnar ekki sjálfkrafa neinum persónugreinanlegum gögnum um notkun og notendur.

Moya vefumsjónarkerfið setur eina vefkökur (PHPSESSID) sem eru nauðsynlegar fyrir virkni kerfisins en safnar engum persónuupplýsingum.

Í þessari yfirlýsingu er að finna nánari upplýsingar um vafrakökur og hvernig þú getur haft áhrif á notkun þeirra á þessari heimasíðu.

Hvað eru vafrakökur?

Vafrakökur eru smáar textaskrár sem geymdar eru á vafra notenda og greina heimsóknir og geyma kjörstillingar.

Til eru mismunandi vafrakökur með ólíkan tilgang. Sumar vafrakökur eru nauðsynlegar fyrir virkni heimasíðunnar, t.d. til þess að veita notendum aðgang að svæðum heimasíðunnar og notfæra sér þjónustu sem síðan bíður upp á. Ekki er hægt að loka fyrir notkun nauðsynlegra vafrakaka.

Aðrar vafrakökur eru t.d. notaðar til greininga á vefsvæðum eða í markaðstilgangi.

Hér að neðan er að finna nánar upplýsingar um þær vafrakökur sem Fræðagarður notar á vefsíðu sinni, tilgang þeirra og gildistíma.

Vafrakökur sem Fræðagarður notar á heimasíðu sinni

  1. 1.       Nauðsynlegar vafrakökur

Heiti vafraköku

Uppruni

Gildistími

Tilgangur

PHPSESSID

Moya

Eyðist við lok heimsóknar

Vefumsjón. Safnar ekki persónuupplýsingum.

 

  1. 2.      Vafrakökur fyrir greiningar

Vafrakökur sem notaðar eru í greiningartilgangi gera Fræðagarði kleift að átta sig á því hvernig heimasíða fyrirtækisins er notuð. Tilgangurinn með vafrakökunum er að fylgjast með og bæta virkni vefsíðunnar og tryggja sem besta notendaupplifun.

 

Heiti vafraköku

Uppruni

Gildistími

Tilgangur

JSESSIONID

nr-data.net

Eyðist við lok heimsóknar

Þessi vafrakaka er notuð til að mæla upphleðslutíma og álag vefþjóns

 

Vafrakökur á heimasíðum þriðju aðila

Vef­ur Fræðagarðs getur inni­haldið hlekki á aðrar vefsíður og ber Fræðagarður ekki ábyrgð á efni þeirra né ör­yggi not­enda þegar farið er af vefsvæði Fræðagarðs. Að auki ber­ félagið enga ábyrgð á efni vefsíðna sem hlekkja á vefsíðu Fræðagarð.

 

Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu

Fræðagarður safnar og vinnur persónuupplýsingar byggða á eftirfarandi heimildum:

  • Til að uppfylla samningsskyldu. Þessi heimild á einkum við vinnslu í tengslum við kjarasamninga og samninga aðildarfélaga (stéttarfélaga) BHM við BHM. 
  • Til að uppfylla lagaskyldu. Þessi heimild á einkum við í tengslum við gögn sem falla undir bókhaldslög.
  • Til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins. Þessi heimild á einkum við í tengslum við í eignavörsluskyni, ásamt innheimtu vanskilakrafna.
  • Á grundvelli veitts samþykkis. Þessi heimild á einkum við í tengslum við markaðsefni sem við sendum einstaklingum sem veitt hafa samþykki sitt fyrir slíku. Einstaklingum er ávallt heimilt að draga samþykki sitt til baka, en einstaklingar geta afskráð sig af póstlista með því að smella á hlekk sem finna má neðst í slíkum póstum. Afturköllun samþykkis hefur þó ekki áhrif á vinnslu sem átti sér stað á meðan samþykki var til staðar.

Fræðagarður geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang vinnslunnar eins og greint er frá honum hér að ofan. Þær upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna geymdar í sjö ár samkvæmt bókhaldslögum nr. 145/1994.

 Frá hverjum safnar Fræðagarður þínum persónuupplýsingum?

Við söfnum persónuupplýsingum frá þér, og í vissum tilvikum frá utanaðkomandi aðilum á borð við atvinnurekendur og opinber yfirvöld. 

Hvenær miðlar Fræðagarður persónuupplýsingum þínum til þriðju aðila og hvers vegna?

Fræðagarður selur ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar um þig. Fræðagarður miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðju aðila þar sem sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda, umboðsmann eða verktaka sem ráðinn er af hálfu Fræðagarðs til þess að vinna fyrirfram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um:

  • að framkvæma greiningar og senda markauglýsingar
  • upplýsingatækni

Fræðagarður og sjóðir þurfa að gera tilteknar persónugreinanlegar upplýsingar aðgengilegar stéttarfélagi þínu í því skyni að fá upplýsingar til að geta afgreitt umsókn eða önnur mál sem þú hefur leitað til Fræðagarðs og sjóða með.

Teljist aðili sem Fræðagarður miðlar persónuupplýsingum til vera vinnsluaðili gerir félagið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Vinnslusamningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi. Fræðagarður deilir einnig persónuupplýsingum með þriðju aðilum þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda lögmæta hagsmuni Fræðagarðs, eins og við innheimtu á vanskilakröfu. 

Persónuverndaryfirlýsing Fræðagarðs nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þriðju aðila, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Google og Microsoft.  

Öryggi persónuupplýsinga og tilkynning um öryggisbrot

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er Fræðagarði mikilvægt og höfum við gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja vernd persónuupplýsinga þinna í takt við stefnu okkar um öryggi. Komi upp öryggisbrot er varðar þínar persónuupplýsingar, og teljist slíkt brot hafa í för með sér mikla áhættu fyrir frelsi og réttindi þín, munum við tilkynna þér um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar þínar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi. Hér viljum við þó vekja athygli á því að þær persónuupplýsingar sem þú deilir með okkur á samfélagsmiðlum, t.d. Facebook síðu Fræðagarðs teljast opinberar upplýsingar og ekki á forræði félagsins þar sem Fræðagarður hefur enga stjórn á slíkum upplýsingum né ber ábyrgð á notkun eða birtingu þeirra. Standi vilji þinn ekki til þess að deila þeim upplýsingum með öðrum notendum eða veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar skaltu ekki deila upplýsingum á samfélagsmiðlum okkar. Við hvetjum þig einnig til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þessara aðila, Facebook, Google og Microsoft. Athugaðu að þegar þú ferð inn á Facebook síðu okkar, er mögulegt að Facebook komi fyrir vafrakökum í tæki þínu í greiningarskyni.

Réttindi þín

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um í gildandi löggjöf um persónuvernd, þá átt þú rétt á að:

  • fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar Fræðagarður hefur skráð um þig og uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar um þig,
  • fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem eru unnar um þig, eða óska eftir að þær séu sendar til þriðja aðila,
  • persónuupplýsingar þínar séu uppfærðar og leiðréttar ef tilefni er til,
  • Fræðagarður eyði persónuupplýsingum þínum ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær,
  • koma á framfæri andmælum ef þú vilt takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar séu unnar,
  • upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku,
  • afturkalla samþykki þitt um að Fræðagarður megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild.

 Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflega fyrirspurn á personuverndarfulltrui@bhm.is. Við munum staðfesta móttöku á beiðninni og að jafnaði bregðast við beiðnum innan mánaðar frá móttöku. Verði ekki unnt að bregðast við innan mánaðar munum við tilkynna þér um töf á afgreiðslu innan mánaðar. Ekki er innheimt gjald þegar einstaklingar nýta rétt sinn í samræmi við ofangreint, nema í þeim tilvikum sem beiðni telst óhófleg eða augljóslega tilefnislaus.

Þú hefur einnig rétt  til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sjáir þú ástæðu til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu þeirra, www.personuvernd.is.

 Frekari upplýsingar

Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um málefni sem snúa að þínum persónuupplýsingum þá bendum við þér á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa BHM, Ásdísi Auðunsdóttur í gegnum netfangið personuverndarfulltrui@bhm.is.

 Yfirferð og endurskoðun persónuverndaryfirlýsingar

Persónuverndaryfirlýsing Fræðagarðs er endurskoðuð reglulega og uppfærð ef tilefni er til. Síðast var stefnan uppfærð þann 09.11.2019.